Passo a passo para um feedback perfeito

Todos os dias no trabalho possuímos uma agenda de atividades a fazer: ler e-mails e definir encaminhamentos, checar se o cronograma de trabalho está sendo cumprido, dar orientações à equipe, participar de reuniões internas e externas, fazer brainstormings, auxiliar os pares em suas tarefas, atualizar planilhas, acompanhar o andamento das metas, analisar dados, pesquisar, criar, planejar e executar as ações para os clientes, ficar atento às notícias, tendências de mercado, estudando como tirar proveito de algumas delas e implementar novas ideias que contribuam para os resultados e crescimento da empresa... opa, mas peraí, não está faltando alguma coisa? Sim, comer, respirar, ir ao banheiro e trocar um dedo de prosa com os colegas também são coisas importantes, mas não era bem nisso que eu estava pensando...

Dar feedback é algo que faz parte da sua rotina? Você tem ideia do quanto as outras pessoas podem estar dependendo do seu retorno para resolver uma situação ou tomar uma decisão? Pois bem, caso isso não lhe pareça algo assim, tão essencial, está na hora de rever seus conceitos, pois dar feedback é algo que não só facilita a vida de todos os envolvidos, mas que mostra a sua postura no trabalho, sua capacidade de trabalhar em equipe, sua disposição em contribuir com o todo para o bom funcionamento dos setores e da empresa, o quanto as pessoas podem te considerar um parceiro, o quanto seus clientes confiam na sua entrega, o quanto você como cliente se interessa em saber que sua agência vai acertar na demanda ou vai buscar melhorar no próximo job e assim, consequentemente, prestar um melhor serviço, sendo mais competente nos resultados que você almeja.

E aproveitando o gancho, dar feedbacks não é uma garantia de que tudo sairá perfeitamente conforme o planejado, pois imprevistos acontecem, sim, todos os dias e com grande frequência, não só pelo fato de que o trabalho está sendo realizado por seres humanos (que algumas vezes falham também), mas porque muitas vezes somos reféns de fatores externos que não podemos controlar. Aqui, o que realmente conta, é a capacidade de se antecipar ao problema e perceber que quando as coisas estão tomando um rumo fora do combinado, o certo é compartilhar a informação com as pessoas que estão esperando a entrega e podem ser diretamente afetadas. É preciso entender que na grande maioria das vezes as coisas acontecem em cadeia, e que quando uma peça do dominó cai, todas as demais sofrerão as consequências. Se não deu para terminar hoje, tudo bem, termine amanhã, ou daqui há três dias, mas não deixe ninguém esperando sem resposta pelo que você se comprometeu a fazer.

Mas feedback não se resume ao retorno que se deve dar sobre o andamento de um trabalho, é também um sinônimo para a avaliação realizada sobre um resultado, uma atitude ou um comportamento. É uma ferramenta para a construção de relacionamentos saudáveis e produtivos, que deve sempre ser usada a favor de todos os envolvidos. O feedback é algo que contribui para a motivação e a melhoria das pessoas, dos processos e da organização em geral. Quando mensurados pela empresa como indicadores (como no nosso caso,  que são formalizados por meio das pesquisas de satisfação com os clientes e com a aplicação da avaliação de desempenho com os colaboradores), os avaliados tem as informações necessárias para desenvolver um plano de ação com o objetivo de alcançar as melhorias esperadas na avaliação seguinte. Isso é um dos bens mais preciosos que uma organização pode ter, e a melhor parte é poder vibrar com a superação das dificuldades e os elogios pelos progressos conquistados.

E para se prático, vamos ao passo a passo que pode ajudar na tarefa do feedback:

1 – Organize sua agenda para que todos os seus feedbacks estejam em dia. O recomendado é dar o retorno no máximo em 24 horas. Isso não quer dizer solucionar a questão, mas pelo menos atualizar o status do que está sendo feito;

2 - Seja sincero mas busque criar empatia com seu(s) interlocutor(es);

3 – Seja o mais objetivo possível (objetividade não é sinônimo de grosseria);

4 – Feedbacks podem ser dados pessoalmente, por telefone ou por e-mail, mas a primeira opção, olhando no olho do outro, ajuda na sensibilização com a causa;

5 – Não diga explicitamente “olha, eu gostaria de lhe dar um feedback”. Aborde o assunto naturalmente, busque uma oportunidade dentro do contexto da situação em questão;

6 – Feedback positivo pode e deve ter repercussão, ou seja, pode ser feito perante outras pessoas, o que faz com que a pessoa sinta-se valorizada perante seus pares, podendo inclusive motivá-la em suas atividades e impulsioná-la como exemplo para os colegas.

7 - Agora quando o feedback for negativo, o recomendado é exatamente o contrário, não exponha a pessoa sem necessidade, trate o assunto de forma cautelosa envolvendo somente aqueles que precisem estar a par da situação e que possam contribuir de alguma maneira;

8 – Ainda sobre um feedback negativo: realize o mesmo com críticas construtivas, aponte fatos e dados que contribuam para que o problema seja resolvido e mostre-se interessado em ajudar na melhoria necessária;

9 – Não há uma fórmula para o sucesso. Pratique e assim aprenda o jeito que você se sente mais confortável para dar seus feedbacks. Conhecer a personalidade de cada um dos seus pares também facilita, personalizar a forma de falar com cada pessoa pode trazer melhores resultados.

Enfim, já é mais do que hora de se entender que feedback não é perda de tempo, como muitos pensam, mas sim investimento na crença de que todos têm papéis a serem cumpridos por um propósito maior, é sinônimo de boa comunicação para o alcance de resultados. E comunicação é a essência do nosso negócio, nossa razão de existir e onde buscaremos sempre fazer a diferença. Conte com o nosso feedback. Podemos contar com o seu?

 

Sobre Thaisa Bogoni

Thaisa Bogoni

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